Facturar con Excel y cumplir con VeriFactu: ¿es posible?
Excel puede seguir siendo útil en algunos casos, pero no siempre será la opción más segura cuando entren en juego los nuevos requisitos de facturación.
Una de las dudas más habituales entre autónomos, pequeños comercios y negocios de servicios es si podrán seguir haciendo facturas con Excel cuando VeriFactu sea obligatorio.
La respuesta corta es: depende de cómo se utilice Excel. No es lo mismo usar una hoja de cálculo como una plantilla manual para escribir una factura puntual que utilizar Excel como un sistema organizado de facturación, con numeración, cálculos, registros, listados o automatizaciones.
VeriFactu forma parte del nuevo marco de los Sistemas Informáticos de Facturación, cuyo objetivo es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Sí, es posible emitir facturas con Excel, pero solo si lo haces de forma completamente manual. Si Excel funciona como un sistema informático de facturación, deberás adaptarlo a VeriFactu.
¿Qué dice la AEAT sobre Excel y VeriFactu?
La Agencia Tributaria distingue entre la facturación realizada de forma manual y la facturación realizada mediante un sistema informático.
Es decir, si una empresa o autónomo emite todas sus facturas de forma materialmente manual, sin utilizar un sistema informático de facturación, puede no estar afectado por los requisitos técnicos de VeriFactu.
Ahora bien, si se utiliza un programa, herramienta o sistema informático para emitir facturas, ese sistema debe cumplir con los requisitos establecidos por el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Por eso, la pregunta importante no es solo si usas Excel, sino cómo lo usas.
¿Cuándo se puede seguir facturando con Excel?
- Puede estar fuera de VeriFactu si...
- La factura se rellena completa a mano en Excel.
- No hay formulas ni cálculos automáticos.
- No se generan listados ni informes.
- No se usa para gestionar clientes, productos, IVA, series, etc.
- En este caso, Excel se utiliza como un documento de escritura, no como un sistema de facturación.
- Puede ser un SIF y entrar en Verifactu si...
- Usas fórmulas para calcular importes o IVA.
- Tienes numeración automática de facturas.
- Generas listados o registros de facturas.
- Gestionas clientes, productos, stock o series.
- Aqui Excel funciona como un sistema informático de facturación y debe cumplir Verifactu.
Riesgos de seguir facturando con Excel
Posible sanciones
La AEAT puede sancionar por usar sistemas que no cumplen la normativa.
Falta seguridad
Excel no garantiza integridad, tranzabilidad o inalterabilidad.
Pérdidad de información
Riesgos de errores, cambios accidentales o pérdida de archivos.
Falta de control
Dificulta el seguimiento del negocio y la toma de decisiones.
¿Cuándo será obligatorio adaptar el sistema de facturación?
Los plazos de adaptación de los Sistemas Informáticos de Facturación se han ampliado. Según la AEAT, las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
El resto de obligados tributarios deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
Por tanto, aunque todavía hay margen, conviene no esperar al último momento. Revisar ahora el sistema de facturación permite decidir con tiempo si seguir con el método actual, actualizar el software o implantar una solución más profesional.
Alternativas a Excel: TPV y software preparado para VeriFactu
Para comercios, bares, restaurantes, hoteles, cafeterías, tiendas y negocios con venta directa al público, un TPV o software de gestión puede ser una alternativa mucho más segura y eficiente que Excel.
Un sistema TPV permite:
- emitir tickets y facturas;
- controlar caja y cierres diarios;
- gestionar productos y precios;
- consultar ventas e informes;
- conectar periféricos como impresoras, cajones o datáfonos;
- trabajar con soluciones preparadas para los nuevos requisitos de facturación.
Además, un software de gestión reduce errores, mejora el control del negocio y facilita el trabajo diario del equipo.
¿Cómo te ayuda Maincas a adaptarte a VeriFactu?
En Maincas ayudamos a empresas, autónomos y negocios a revisar su punto de venta y encontrar una solución adecuada para su forma de trabajar.
TPV compatibles
Equipos y soluciones para emitir tickets y facturas de forma más segura y ordenada.
Software de gestión
Sistemas actualizados para trabajar con ventas, caja, productos, informes y facturación.
Soporte técnico
Configuramos la solución y acompañamos a tu equipo durante todo el proceso.
¿Sigues facturando con Excel?
Revisamos tu caso y te ayudamos a elegir la solución TPV o software de gestión preparada par los nuevos requisitos de Verifactu.
En definitiva, Excel puede seguir utilizándose en determinados casos, especialmente cuando funciona únicamente como una herramienta manual. Sin embargo, si intervienen automatizaciones, cálculos o procesos propios de un sistema informático de facturación, será necesario revisar su compatibilidad con la normativa VeriFactu.
En esta guia
- ¿Qué dice la AEAT sobre Excel y VeriFactu?
- ¿Cuándo se puede seguir facturando con Excel?
- Riesgos de seguir facturando con Excel
- ¿Cuándo será obligatorio adaptar el sistema de facturación?
- Alternativas a Excel: TPV y software preparado para VeriFactu
- ¿Cómo te ayuda Maincas a adaptarte a VeriFactu?
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No necesariamente. El problema no es Excel en sí, sino cómo se utiliza. Si se usa de forma completamente manual, puede no entrar dentro del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación. Si funciona como un sistema de facturación, debe revisarse.
Puede ser posible si Excel se usa únicamente como una plantilla manual, sin automatizaciones, registros, numeración automática ni gestión organizada de facturas.
Si Excel utiliza fórmulas, numeración, registros o automatizaciones para emitir facturas, puede acercarse al funcionamiento de un sistema informático de facturación. Conviene revisar el caso con un asesor fiscal.
Depende de cómo facture y de si utiliza Excel como sistema informático de facturación. Muchos autónomos que emiten facturas con herramientas digitales deberán revisar si su sistema debe adaptarse.
Para negocios que emiten tickets o facturas de forma habitual, normalmente es más recomendable trabajar con un TPV o software de gestión preparado, porque aporta más control, seguridad y eficiencia.
