¿Se puede seguir haciendo facturas en Word con VeriFactu?
Te explicamos si puedes seguir creando facturas en Word con VeriFactu, cuándo se consideran facturas manuales y qué alternativa tienen los negocios de Castellón y Valencia.
Muchos autónomos y pequeñas empresas todavía crean sus facturas utilizando una plantilla de Microsoft Word, modificando manualmente el número, la fecha, el cliente y los importes.
Con la llegada de VeriFactu surge una duda lógica: ¿se podrán seguir haciendo facturas en Word? La respuesta depende de si Word se utiliza como una simple herramienta manual o forma parte de un verdadero sistema informático de facturación.
¿Se pueden hacer facturas en Word con VeriFactu?
Sí, en determinados casos se pueden seguir haciendo facturas en Word. La Agencia Tributaria explica que, cuando el empresario realiza la facturación materialmente de forma manual —por ejemplo, escribiendo cada factura individualmente en Word o Excel— y no utiliza un Sistema Informático de Facturación, el Reglamento de los SIF no resulta aplicable.
Esto significa que Word puede utilizarse como si fuera una plantilla o un documento en blanco, siempre que la factura se confeccione manualmente y no exista una automatización que gestione series, clientes, productos, cálculos, históricos o registros de facturación.
Sin embargo, seguir usando Word no siempre es la opción más práctica para un comercio, restaurante, clínica, taller o empresa de servicios de Castellón o Valencia. La numeración, los datos fiscales, los impuestos, las rectificaciones y el archivo deben controlarse correctamente de forma manual.
Además, esta excepción no convierte Word en un programa VeriFactu. Simplemente implica que, bajo determinadas condiciones, no se está utilizando un sistema informático de facturación sujeto al reglamento.
¿Cuándo Word puede considerarse un sistema de facturación?
La clave no es únicamente el nombre del programa, sino cómo se utiliza. Conviene diferenciar estos dos escenarios:
Uso manual de Word
Documento creado uno a uno
Se escribe cada factura manualmente, sin bases de datos, macros, automatizaciones ni gestión automática de registros.
Uso automatizado
Word conectado a otros procesos
Si existen macros, bases de datos, plantillas automatizadas o herramientas que generan y gestionan facturas, podría considerarse un sistema informático.
Importante: guardar una factura en formato PDF no determina por sí solo si existe un sistema informático de facturación. Lo relevante es el proceso utilizado para crear y gestionar la factura.
Riesgos de seguir facturando manualmente en Word
Errores de numeración
Duplicar, omitir o alterar números de factura puede provocar problemas contables y fiscales.
Cálculos incorrectos
El IVA, las retenciones, los descuentos y los totales deben calcularse y revisarse manualmente.
Falta de trazabilidad
Es más difícil controlar facturas rectificativas, cobros, vencimientos y cambios realizados en los documentos.
Más tiempo administrativo
Crear, guardar, buscar y enviar cada documento manualmente reduce la productividad del negocio.
¿Qué alternativa existe para negocios de Castellón y Valencia?
Para actividades con pocas facturas, puede valorarse la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria. Para comercios, hostelería y empresas con más operaciones, suele ser más eficiente utilizar un software o TPV adaptado a VeriFactu.
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En esta guía
- ¿Se pueden hacer facturas en Word?
- Cuándo Word puede ser un sistema de facturación
- Riesgos de facturar manualmente
- Alternativas en Castellón y Valencia
- Preguntas frecuentes
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Resolvemos las dudas sobre las facturas en Word y VeriFactu
Sí, cuando Word se utiliza únicamente para redactar cada factura de forma manual y no funciona como un sistema informático de facturación. Deben seguir cumpliéndose todas las obligaciones generales de facturación.
No necesariamente. Una plantilla utilizada de forma manual puede quedar fuera del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación. La valoración cambia si se emplean automatizaciones, macros, bases de datos o funciones de gestión.
Sí. Convertir el documento a PDF no determina por sí mismo si existe un sistema informático de facturación. Lo importante es cómo se crea y gestiona la factura.
Si realmente se elaboran fuera de un Sistema Informático de Facturación sujeto al reglamento, no se les aplican los requisitos técnicos de los SIF. Aun así, deben contener todos los datos exigidos por la normativa general de facturación.
Puede ser suficiente para una actividad con muy pocas facturas, pero aumenta el riesgo de errores de numeración, cálculo, archivo y seguimiento. Un programa adaptado resulta más eficiente cuando crece el volumen de operaciones.
Sí. Maincas ofrece programas de facturación, sistemas TPV, configuración y soporte para autónomos y empresas de Castellón, Valencia y otras localidades de la Comunidad Valenciana.
